El siglo XXI se puede considerar cómo el de la información. O mejor dicho como el de la sobreinformación. Y es que tenemos datos en todos los sitios. Prensa, televisión, radio y ahora también las redes sociales. Eso sí, hay que tener cuidado cuando uno se informa a través de Facebook o Twitter, porque son las redes donde más se promulgan bulos. Como siempre se ha dicho, tener información es tener poder. Y no solo para el mundo de la política, sino también para el de las empresas. Y en este punto cuando os queremos hablar en cómo se puede transformar la información en conocimiento y mejoras para una empresa.
En un contexto marcado por la transformación digital y el aprovechamiento de las nuevas tecnologías con los nuevos sistemas de big data se abre un nuevo horizonte para integrar en los sistemas de tu empresa la firma electrónica. En la nueva era digital, hay que poner en marcha servicios y soluciones personalizadas enfocadas a la optimización de los procesos de negocio, trazabilidad y acceso a la información. Por este motivo, te vamos a dar una serie de consejos para poder actualizar todos los procesos de producción.
“Cuando hablamos de un proceso de transformación digital, hablamos en reorganizar tu modelo de trabajo, planteando nuevas formas de trabajar y de incorporar y asimilar en tus procesos nuevas metodologías de funcionamiento”, explican desde la empresa Git Doc. Está comprobado que cada empresa inicia la transformación en un punto diferente, y es necesario realizar un diagnóstico de la situación antes para tener claro qué objetivos perseguimos. Solo así, es como una empresa puede salir adelante.
Una empresa puede crecer si sabe usar bien las nuevas tecnologías de la información. Y esto son algunos de los ejemplos que nos ponen desde Git Doc para poder convertirse en na empresa 3.0.
Digitalización de documentos
Los archivos ya no se pueden tener en papel. Es poco estético y sobre todo es mucho más costoso. La automatización de los procesos empresariales garantizan la reducción de costes, la eliminación cuellos de botella, las medidas correctoras, los controles de seguridad y el aumento de la productividad. Además, permite acortar los procesos y compartir las cargas de trabajo vinculando personas en multitud de localizaciones, documentos y servicios electrónicos. El tener más tiempo para hacer otras cosas, beneficiará a todos.
Custodia segura de archivos físicos y gestión de documentos
Consiste en gestionar el ciclo completo de la externalización de la custodia documental. Garantizando con ello salvaguardar el archivo de su empresa y reducir el espacio físico en sus instalaciones y facilitando en todo momento el acceso a la documentación.
Consultoría
Servicios con un alto valor añadido en los proyectos de gestión y organización de la información (física y/o electrónica) una empresa de estas características te asesora en la optimización de sus procesos de gestión documental ofreciendo un servicio integral para la automatización de sus flujos documentales, integración de nuevas herramientas de gestión y si su empresa lo necesita, en la externalización de sus fondos.
Destrucción de información. Como te decimos, la información en exceso es tan mala como en carencia. Por eso, una empresa también tiene que hacer cumplir la ley de destrucción confidencial según normativa DIN 66399 niveles P4 y UNE-EN 15713 nivel 6, que garantizan la imposibilidad de reconstrucción del documento original. Todo el proceso de Destrucción Confidencial de Documentos está contemplado en las certificaciones obtenidas por GitDoc en calidad ISO 9001 y UNE-EN 15713, seguridad ISO 27001 y medio Ambiente ISO 14001.
Factura electrónica
Lo del papel, como te decimos, ya forma parte de la historia. Y lo mismo ocurre con las facturas. Si eres una empresa lo que tienes que hacer es crear un portal para la emisión y recepción de facturas electrónicas que permite conectar a clientes y proveedores aportando ventajas para ambas partes. Lo mejor de todo es que es sin inversión inicial solo paga por uso. De esta manera vas a poder realizar:
- Emisión de facturas: Factura web e importación desde sistema contable
- Configuración formato y firma electrónica: e-Factura, Edi, Pdf etc.
- Configuración fichero contable: Sap, Dimoni, Navisión, Oracle,Otros
- Envío de facturas: Control de la trazabilidad
- Alojamiento de datos: Consultas, portal accesible 24×7 vía internet mediante comunicación cifrada por protocolo seguro (https) para clientes y proveedores.
Estas empresas ayudan a las organizaciones a mejorar sus procesos con la implantación de nuevas tecnologías, acelerando su digitalización y optimización de procesos, apoyando en el conocimiento, capacidad y experiencia.
