En cualquier empresa pueden surgir problemas pequeños cotidianos por el propio mercado, pero existen otro problemas relativos a la propia organización que tienen fácil solución. Detectar este tipo de problemas es muy importante, para atajarlos, solucionarlos y evitar que se vuelvan a producir en el futuro. Esto permitirá que el día a día en una empresa sea más fácil, pero también incluso podrá mejorar los números y el tiempo de ejecución de algunas tareas.
Así en este artículo vamos a descubrir los problemas más comunes de las empresas y dar algunos trucos para intentar solucionarlos.
· Falta de liderazgo y directrices poco claras
Un problema muy común en muchas organizaciones es que existe una falta de liderazgo. Un problema muy perjudicial por muchas cuestiones. La más importante es que cuando existe falta de liderazgo los trabajadores no suelen comprender las directrices porque estas suelen ser vagas y difusas. También es habitual que ante una falta de liderazgo clara algún trabajador avispado aproveche esta situación para imponerse ante sus compañeros.
Detectar este problema suele ser algo complicado, pero si se detecta se puede solucionar fácilmente. Lo más recomendable son los programas de desarrollo directivo. “En los programas de desarrollo directivo se define bien el líder, su papel en la empresa y su responsabilidad. Esto es indispensable para que los empleados tengan la coordinación necesaria para realizar sus tareas, pero también dispongan de motivación e implicación con la empresa para dar su mejor versión en el trabajo”, explican desde la empresa Action Project, una consultoría empresarial que entre diferentes servicios ofrece programas de desarrollo directivo.
· Problemas de comunicación y cooperación entre departamentos
En las empresas medianas y grandes es habitual que existan diferentes departamentos, como el departamento comercial, el departamento administrativo o el departamento de marketing. Es muy importante que fluya la comunicación y la cooperación en departamentos para que la empresa pueda obtener los mejores resultados posibles. Por el contrario, puede que dos departamentos estén realizando trabajos similares o que incluso estén perjudicando a los compañeros de otras áreas.
Cualquier compañía debería fomentar la cooperación entre departamentos, que todos los trabajadores sepan cuáles son las tareas de cada área para si ocurre cualquier cuestión relativa a esa área sepan a quién tiene que informar. También es muy importante que los distintos departamentos conozcan en qué están trabajando los compañeros de otra área. Por ejemplo, el departamento de marketing está trabajando en una campaña para conseguir nuevos clientes y está ofreciendo un descuento especial en un servicio, pues tanto el departamento comercial como el de atención al cliente debería ser conocedor de la campaña. El comercial porque puede que algunos clientes pregunten por la campaña al estar interesados y así puedan ofrecer a otras personas también la oferta y el departamento de atención al cliente debería poder solventar las dudas. Esto es solo un ejemplo de que la comunicación en departamentos es clave.
Existen soluciones sencillas a este problema como son realizar reuniones semanales en las que se expliquen las tareas que se están realizando en cada departamento. Pueden ser reuniones a las que solo asistan los directores o jefes de cada área y luego sean ellos los encargados de informar a sus subordinados. O en pequeñas empresas se puede comenzar la semana o el mes con una reunión informativa para todos los trabajadores.
· Compañeros o personal tóxico
Los conflictos en el trabajo pueden deberse a muchas razones diferentes, pero lo más habitual es que se deban a compañeros o personal tóxico. Muchas personas no saben trabajar en equipo, crean mal ambiente de trabajo por tonterías, les gusta ser el centro de atención, no saben asumir la culpa e incluso se meten donde no les llaman.
Cuando una empresa detecte comportamientos de este tipo debería llamar la atención al trabajador para evitar que vuelva a producir acciones de este tipo que perjudiquen a la empresa y al ambiente de trabajo.
· Acceso a la información
Cualquier empresa almacena mucha información, desde facturas, albaranes, datos de clientes…. Es muy importante que los trabajadores puedan acceder a esa información y se almacene de manera correcta y segura. En muchas empresas cada departamento maneja un tipo de información y cuando un trabajador de otra área necesita un determinado documento fuera de su área de trabajo tiene que solicitarlo y esperar a recibirlo.
Sería conveniente que las empresas dispongan de un sistema de gestión documental que no solo permitirá que el acceso a la documentación sea claro, fácil y sencillo sino que permite ver qué usuarios han accedido a determinados informes, cuándo lo han hecho e incluso los cambios que han realizado.
