Cómo hacer la mudanza de tu oficina en 12 eficientes pasos

Cómo hacer la mudanza de tu oficina en 12 eficientes pasos

Organizar la mudanza de una oficina puede volverse el más difícil de tus proyectos si no se cuenta con una planificación minuciosa para llevarla a cabo. Por el contrario, si tenemos una organización previa esto nos ayudará a hacer frente a posibles imprevistos que puedan surgirnos en el camino, y facilitará el proceso en general.

Lo primero que hay tener muy claro es que toda mudanza es siempre un trámite muy laborioso que requiere de tiempo, esfuerzo y una gran capacidad de organización. Contando que, el transporte de nuestras pertenencias suele ser un asunto delicado, más cuando se trata de una oficina con multitud de archivos y documentos importantes.

Por lo mismo, el traslado de una oficina presenta una serie de complicaciones logísticas bastante evidentes; ya que aunque no hay tantos elementos que cuidar como sucede con la mudanza de una casa,  la exigencia de orden en este caso suele ser máxima. Por lo tanto, aquí hay que tener en cuenta una serie de factores al momento de comenzar la planificación:

  • Al tratarse de un negocio u oficina, la recogida y el transporte de los bienes debe hacerse en el mínimo tiempo posible, de lo contrario podría afectar la actividad laboral de la empresa. Por lo mismo, lo que suelen hacer la mayoría de los negocios es dejar estos traslados para días en los que permanezcan cerrados o, incluso, cerrar expresamente para este fin.
  • La complejidad de la mudanza dependerá, obviamente, de factores tales como el tamaño del lugar, la cantidad de elementos a transportar o la distancia que separe el punto de origen y el de destino.

Incluso, la mudanza podría conllevar el  alquiler de trasteros o pequeños almacenes para depositar la mayoría de artículos de la vieja oficina hasta que llegue el momento de llevarlos al nuevo emplazamiento. Esto porque podría pasar que la nueva oficina todavía no ha sido habilitada o que la salida de la antigua sede debe hacerse con urgencia.

Pasos para una mudanza eficiente

Una vez que tenemos en claro todo lo implica mudar nuestra oficina y los factores que hay que tomar en cuenta al momento de planificar, llego la hora de hacer nuestra lista de pasos a seguir para una mudanza eficiente.

Necesitaremos grandes dosis de organización y planificación ya que, para la empresa implica, aparte de otros factores, no estar operativa mientras dure el proceso de mudanza. Mientras más tiempo dure esta, más tiempo se pasará sin  atender a los clientes y por tanto, sin generar beneficios; lo cual, incluso, en el peor de los casos  puede derivar en una pérdida de clientes y generar pérdidas económicas.

Por esto, la mudanza debe hacerse de una manera planificada y siguiendo unas recomendaciones para realizar dicha mudanza, de una manera eficiente:

  1. Planifica tu presupuesto y analiza opciones

Para hacer el presupuesto de una mudanza de oficina, tienes que tener en cuenta cuánto tiempo te llevará hacer la mudanza, ya que durante ese período no serán productivos al 100%.

Una vez sepas el presupuesto que puedes invertir en la mudanza, compara las opciones de que dispones. Por ejemplo, aunque no es lo más recomendable, si se trata de una empresa pequeña, quizás podrían considerar hacer la mudanza por su propia cuenta.

En cambio, si la empresa es un poco más grande, analiza las ofertas de distintas empresas de mudanza y elige la que mejor se adapte a tus necesidades. Aquí deberás considerar factores como la calidad del embalaje que usan, si cuentan con seguro o no, si tienen servicio guardamuebles para almacenar mobiliario durante la mudanza, entre otros.

  1. Conoce a la perfección la nueva ubicación

Debes conocer a prori y de manera clara, a través de visitas, dibujos, bocetos, planos a escala, etc., la nueva ubicación.  Con esa información podrás ubicar correctamente los espacios de trabajo, los despachos, las tomas de teléfono, puntos de red, mesas de trabajo, etc., que necesitarás para instalarte a plenitud en tu nuevo espacio.

  1. Elige la fecha del traslado

Elige la fecha de tu mudanza estratégicamente. Por ejemplo, si se trata de una empresa grande y por lo tanto, la mudanza tomará mucho tiempo, podrías hacerla durante los meses de menor actividad de tu sector, que suele ser durante los meses de verano.

  1. Planifica con antelación tu mudanza de oficina

Una de las claves para que la mudanza de la oficina sea eficiente es que cada persona del equipo tenga unas instrucciones claras y concisas sobre qué debe hacer, cuándo y cómo. Por ejemplo, quizás los empleados solo deben encargarse de empaquetar sus objetos personales, o quizá también les puedes pedir que se encarguen del traslado de un determinado tipo de documentos.

  1. Llego el momento de hacer limpieza

Una mudanza es la oportunidad perfecta para hacer una limpieza de inventario a fondo y tirar lo que ya no nos sirve, como por ejemplo, documentación caducada y que hemos ido clasificando y acumulando. Incluso se podría aprovechar de escanear y digitalizar mucha de nuestra información en carpetas para no tener que trasladarla y ocupar espacio en la nueva ubicación.

          6. Traslada los equipos informáticos primero

Una de las primeras cosas que debe trasladarse son los equipos o sistemas que necesiten un proceso largo de montaje e instalación, como en el caso de ordenadores y teléfonos, para que  el equipo técnico pueda ir adelantando su instalación.

             7.  Ten un inventario

Si es verdad que esto puede significar un reto, sobre todo si se trata de una oficina grande; también  ayudará a que no se pierda nada durante la mudanza y a encontrar los objetos más rápidamente una vez se esté en la nueva oficina.

Para hacerlo, es recomendable que lo organices por departamentos y que cada departamento se encargue de ir recopilando lo que contiene cada caja, siempre etiquetando cada una para que las puedas identificar después.

             8.  Prepara tu caja de imprescindibles

Cada empleado debería tener una caja de los objetos imprescindibles que necesita para poder empezar a trabajar lo antes posible. De esta manera, los empleados pueden comenzar a trabajar mientras se monta el resto de la oficina, y así ahorrar tiempo.

             9.  Planifica el material necesario

Para hacer una mudanza, necesitarás una serie de suministros básicos como cinta adhesiva, cajas, tijeras para cortar la cinta, plástico de burbujas, etc. Planifica todo lo que vas a necesitar para no tener que interrumpir la mudanza porque, por ejemplo, se acabó el plástico de burbujas.

10.  Ten disponible un vehículo

Si la empresa es pequeña y haz decidido hacer la mudanza por tu cuenta, debes asegurarte de tener un vehículo disponible para el día de la mudanza.

Por el contrario, en el caso de las empresas más grandes o si haz decidido contar con profesionales, ellos se encargarán de todo.

11.  Avisa a tus clientes y proveedores

Port supuesto, otro punto importante a la hora de mudar tu negocio u oficina es avisarle a tus clientes y proveedores del cambio de dirección, así como actualizar la dirección en la web, Google My Business, material de papelería, tarjetas de visita, etc.

12.  Pide la asistencia de profesionales

Tenga el tamaño que tenga tu empresa, el equipo de Servi.Eco, especialistas en mudanzas de todo tipo dentro del área de Barcelona, te recomiendan que lo mejor es siempre contar con una empresa de profesionales de la mudanza para que te ayuden y para que la mudanza sea más efectiva, el embalaje sea más seguro, etc. De esta forma,  te ahorrarás muchas complicaciones y dolores de cabeza.

 

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