La digitalización la tenemos bastante integrada en nuestra vida; sin embargo, no sucede igual en el mundo de la empresa. En espacial en aquellas de menor tamaño. Las aplicaciones móviles para fichar son una herramienta que trabajan en pro de este cambio.
Las aplicaciones para fichar son aplicaciones móviles que permiten a los trabajadores fichar a la entrada y salida del puesto de trabajo desde su móvil o cualquier ordenador, transmitiendo la información inmediatamente a la empresa.
Existe una voluntad manifiesta por digitalizar las empresas. Una parte de los fondos europeos Next Generation se han destinado a ello. Según informó el periódico El País, el gobierno entregó 400 millones de euros a las cámaras de comercio para facilitar la modernización informática de PYMES y autónomos, mediante la aplicación del Kit Digital.
Este Kit no es más que un conjunto de acciones destinadas a instaurar una serie de herramientas informáticas de gestión que facilitan el día a día dentro de las empresas. La digitalización hace que las tareas sean más fáciles y rápidas.
La realidad dentro de las pequeñas empresas es que apenas se utiliza el WhatsApp para comunicarse internamente entre ellos y con los clientes y proveedores más cercanos. Se dispone de un correo electrónico, que a veces es un correo personal y poco más. Queda mucho por hacer para introducir la digitalización en estas empresas de menor tamaño.
Se ha demostrado que al introducir herramientas digitales las tareas se realizan más rápido y abarcan menos tiempo de gestión. Por ejemplo, si tenemos un programa informático de administración de inventario, en el momento en que este detecta que se está acabando un producto, envía un correo electrónico automático al proveedor buscando su reposición. E-mail, que desde luego, se puede validar manualmente. O por ejemplo, se recibe un encargo de un cliente. El programa informático analiza si se tienen todos los recursos disponibles y efectúa las comunicaciones necesarias para que el trabajo se entregue en un plazo establecido.
Entre las pequeñas empresas y los autónomos estos cambios no se han implementado porque no tienen un equipo informático detrás y piensan que les va a llevar mucho tiempo y dinero. Es una idea errónea. Muchos de estos cambios no son más que aplicaciones informáticas que se pueden descargar en un ordenador o un teléfono móvil, igual que las que utilizamos a diario en nuestra vida personal.
Ni tan siquiera ocupan espacio en los discos duros de los ordenadores. Ya que los datos se almacenan en la nube. Muchas de ellas funcionan por suscripción y el precio está determinado por al tamaño de la empresa. Aun así, existen ayudas públicas que facilitan que las empresas las incorporen. Para acceder a las ayudas es necesario investigarlo en la cámara de comercio de tu provincia o en el órgano competente de tu comunidad autónoma.
Registro laboral.
El Decreto Ley 8/2019 estableció la obligación de que todas las empresas que operan en España, con independencia de su tamaño, llevaran un control de la jornada laboral de sus trabajadores.
Todo trabajador debía fichar a la entrada y salida de su puesto de trabajo y la empresa debería generar un informe, que puede solicitar Inspección de Trabajo en cualquier momento. Las empresas tienen la obligación de conservar este informe durante 6 años y mantenerlo actualizado. Su no presentación, cuando se solicite, implica una multa mínima de 626 € por trabajador.
Esta medida, que iba destinada a controlar las horas extras que realizan los trabajadores, viene a poner orden en algo tan básico como la jornada laboral. Este registro ayuda a las empresas a controlar mejor el absentismo y a constatar que los trabajadores siguen la disciplina elemental para que funcione la empresa, es decir, que entran a trabajar en el lugar que les corresponde.
El decreto no establece ningún sistema concreto para efectuar el registro, lo cual ha dado lugar a una innumerable cantidad de formas para fichar. Desde que el trabajador rellene a mano un formulario impreso, cumplimente un archivo Excel o la utilización de programas informáticos internos desde un ordenador de la empresa.
Algunos de estos mecanismos implican un trabajo extra para la empresa o la asesoría para llevar actualizado el informe del trabajador, tiempo que se resta de otras actividades más importantes.
A esto hay que añadir las diferentes situaciones que se dan en el mundo del trabajo: teletrabajo, rotación de centros de trabajo por necesidades de la empresa, trabajo a domicilio del cliente, etc.
Las aplicaciones informáticas para fichar se ajustan a estas situaciones. Tienen un geo-localizador, por el cual la empresa sabe el lugar concreto desde el que ha fichado el trabajador y el dispositivo desde el que lo ha hecho. Además, genera automáticamente el informe de registro de la jornada laboral, cumpliendo los requisitos establecidos por la ley, de forma que la empresa no corre el riesgo de incurrir en incumplimiento.
Aplicaciones para fichar.
Estas aplicaciones se descargan en cualquier teléfono móvil, tablet u ordenador y son tan sencillas de utilizar como las que usamos a diario. Para fichar, solo hace falta que el dispositivo esté conectado a internet. Los diseñadores de Track People, una de estas aplicaciones, nos comentan que gracias a ellas, fichar es tan sencillo como apretar un botón.
Estas aplicaciones constan de dos portales. Uno para los trabajadores, a los que se accede mediante una contraseña facilitada por la empresa u otro mecanismo de seguridad (huella digital, control facial, etc.), y un panel de control para la empresa. Donde en tiempo real se registra el dispositivo y el lugar desde el que ha fichado cada trabajador. Su inmediatez lo convierte en un instrumento de dirección valioso que facilita la toma de decisiones inmediata y la resolución de problemas que vayan surgiendo en los centros de trabajo.
Estas aplicaciones, en muchos casos, gestionan permisos, bajas médicas, vacaciones. Una vía de comunicación directa entre la dirección de la empresa y el trabajador. Haciendo que algunos trámites se resuelvan en poco tiempo. Algunas aplicaciones introducen la firma digital. Por lo que la empresa puede enviar documentos al trabajador y este firmarlos en un solo clic, lo cual agiliza una gran cantidad de gestiones.
Las aplicaciones funcionan por internet. Con los datos almacenados en la nube. No es necesario introducir ningún programa informático en los ordenadores, no llenan los discos duros y su mantenimiento corre a cargo del operador. Esta autonomía es una ventaja, ya que se sabe que la aplicación va a funcionar aunque surja cualquier problema informático interno.
Las aplicaciones informáticas para fichar están adaptadas a todo tipo de empresas. Desde empresas pequeñas con 1, 2 o 3 trabajadores hasta compañías más grandes. Su interfaz es bastante intuitiva, fácil de manejar sin tener conocimientos informáticos. Su precio, en muchas ocasiones, está determinado por una suscripción en función del número de usuarios y están 100% subvencionadas por las ayudas del gobierno.
Otras medidas de digitalización.
La digitalización no solo atañe al funcionamiento interno. Afecta a diferentes áreas como la relación con clientes y proveedores o la presencia de la empresa por internet.
Respecto a la relación con los clientes, es interesante la capacidad para poder emitir facturas de forma telemática. Que esta se pueda realizar mediante automatizaciones, sin necesidad de hacerlo de manera manual. Estableciendo un ámbito seguro donde se puedan realizar cobros y pagos telemáticamente y un sistema de seguimiento, donde el cliente pueda conocer el estado de su encargo en tiempo real.
En referencia a aquellos proveedores con los que se mantiene una relación estable o suministran servicios de mantenimiento, es importante que exista un sistema automático de contacto. Que prevea los problemas antes de que surjan y se anticipen a ellos. Esto hace referencia tanto a las necesidades de suministro, manteniendo en unos niveles operativos de stock, como a la resolución de incidencias, en la que es necesaria la intervención de terceros. De esta forma, la relación entre las empresas es más fluida.
Con respecto a la presencia de la empresa en internet, es interesante ver la web corporativa como una sede digital y no solo como un escaparate. Sabemos lo importante que es internet a efectos de marketing digital. Dan a conocer la empresa al gran público: sus productos, su filosofía, su ubicación geográfica. El desarrollo del comercio electrónico permite vender productos por la red. Pero, somos conscientes de que hoy en día muchas operaciones se realizan por internet. Las administraciones públicas realizan muchas de sus gestiones de manera telemática. Muchas veces no es necesario personarse en las oficinas para efectuar determinados trámites. La idea es aplicar ese punto de vista al mundo de la empresa.
Por eso es importante que las empresas cuenten con un correo electrónico profesional asociado a su página web y sistemas de mensajería instantánea incrustados en la misma. Algunas grandes corporaciones ya lo han hecho. El problema radica en extender esta práctica a los autónomos y las empresas más pequeñas.
En este camino hacia la digitalización, las aplicaciones móviles para fichar son un paso decisivo para que el funcionamiento de las empresas sea más rápido, cómodo y efectivo.
